امکانات و قابلیتهای نرم افزار همایش ویژه همایش ها و کنفرانس ها
طراحی وب سایت همایش / کنفرانس
ابتدایی ترین امکان نرم افزار راه اندازی وب سایت همایش می باشد . وب سایت طراحی شده توسط سیستم امکانات و صفحات زیادی دارد که از آنجله می توان به صفحات زیر اشاره کرد :
اخبار - اطلاعیه ها - گالری تصاویر - بریده جراید - پوستر همایش - تاریخ های مهم - کمیته ها - کادر اجرایی - مهمانان ویژه - داوران - کارگاه های آموزشی - درباره محل برگزاری همایش - لیست هتل های شهر - درباره شهر محل برگزاری - مکان های دیدنی - فایل ها - حامیان مالی - ارتباط با ما - نظر سنجی - پیشنهادات - آمار بازدید - و...
• امکانات سایت بحدی زیاد و متنوع است که اکثر اوقات پر کردن کلیه اطلاعات بخش های مختلف بسیار زمانبر بوده و برای این منظور قسمتی با عنوان "مدیریت منو" در مدیریت سایت وجود دارد که توسط این قسمت می توان صفحاتی را از منو سایت حذف نمود تا در سایت نمایش داده نشوند و بدین ترتیب تا تکمیل این صفحات توسط مدیر سیستم این صفحات در سایت نمایش داده نخواهند شد .
ثبت نام از شرکت کنندگان در همایش / کنفرانس
کلیه اطلاعات مورد نیاز برگزار کنندگان همایش در هنگام ثبت نام توسط وب سایت از کاربران دریافت می شود ، در این مورد سعی شده با توجه به تجربه همایش های برگزار شده پیشین کلیه اطلاعاتی که احتمالا مورد استفاده قرار خواهد گرفت ، در هنگام ثبت نام از کاربر دریافت شود .
• کاربر با یکبار ثبت نام در سیستم ، می تواند هر تعداد مقاله که در نظر دارد ، به سیستم ارسال کند و نیاز به ثبت نام مجدد برای ارسال مقاله جدید نیست .
• سیستم طوری طراحی شده که امکان ثبت نام افراد تکراری را به حد صفر می رساند .
• قسمت ثبت نام طوری برنامه ریزی شده که تا یک تاریخ معین کاربران می توانند در همایش ثبت نام کنند و پس از آن ثبت نام بسته می شود .
• در هنگام ثبت نام ، نام کاربری و رمز عبور به ثبت نام کننده داده می شود و وی از این پس می تواند با استفاده از آنها وارد کارتابل خود در سایت شود .
دریافت و ثبت مقالات شرکت کنندگان در سایت
شرکت کنندگان پس از ثبت نام در سایت همایش با رمز عبور و نام کاربری خود وارد کارتابل خود می شوند و در آنجا می توانند مقاله جدیدی را ثبت کنند یا وارد قسمت مقالات ارسالی شده و کلیه مقالاتی را که ارسال کرده اند مشاهده و از آخرین وضعیت آنها با خبر شوند .
• شرکت کنندگان تا یک تاریخ معین که توسط مدیر سیستم تعیین می شود فرصت دارند مقاله خود را ثبت کنند و پس از آن تاریخ سیستم ، قسمت ارسال مقاله را خواهد بست .
• در هنگام ثبت مقاله تنها فایل چکیده از کاربر دریافت می شود و وی تا پایان مهلت ارسال اصل مقالات ، فرصت دارد اصل مقاله خود را ارسال کند .
• کاربر این امکان را دارد تا قبل از پایان مهلت ارسال مقالات ، چکیده یا اصل مقالات خود را ویرایش نماید .
امکان رهگیری مقالات توسط کاربران
کاربران سایت با ورود به کارتابل می توانند از طریق منو لیست مقالات ارسالی ، مقالات خود را مشاهده و از آخرین وضعیت مقاله خود با خبر شوند .
• وضعیت مقاله/مقالات تنها توسط مدیر سیستم تغییر می کند (وضعیت های ممکن : چکیده دریافت شد - جکیده و اصل مقاله دریافت شد - چکیده در دست بررسی داوران - پذیرش اولیه مقاله - اصل مقاله را مجددا ارسال نمایید - پذیرش نهایی مقاله و...)
• مدیر سایت می تواند وضعیت یک یا گروهی از مقالات را بنا به نظر خود تغییر دهد .
• با وجود اینکه قسمت داوری مقالات کاملا آنلاین است ، اما در نهایت اعلام پذیرش یا عدم پذیرش مقالات کاملا در دست مدیر سایت بوده و وی می تواند با جمع بندی نظر داوران مقاله ای را پذیرش یا رد کند .
داوری آنلاین مقالات دریافتی
دو مرحله داوری مطابق استاندارد های برگزاری همایش ها در سیستم وجود دارد .
1- پذیرش چکیده مقالات
2- پذیرش و داوری اصل مقالات
• مدیر سیستم با ورود به سیستم تعدادی داور را با اسم و مشخصات در سیستم تعریف می کند و به هر کدام یک نام کاربری و رمز عبور اختصاص می دهد که این نام کاربری و رمز عبور به ایمیل داوران ارسال می شود . البته مدیر سیستم می تواند خود نیز در صورت صلاحدید در نامه ای رمز عبور و نام کاربری ایشان را به اطلاعشان برساند .
• پس از تعریف داوران و دریافت چکیده مقالات مدیر سیستم تعدادی مقاله را به داوران جهت پذیرش اولیه ارجاع می دهد . مدیر سیستم می تواند بنا به نظر خود مثلا به یک داور تنها یک مقاله و به دیگری 20 مقاله ارجاع دهد . این قسمت با توجه به ضمینه تخصصی داوران و مقالات دریافتی امری بدیهی است .
• داوران با دریافت نام کاربری و رمز عبور از طریق سایت وارد کارتابل خود شده و مقالاتی را که به آنها ارجاع داده شده مشاهده می کنند . در مرحله اول داوران باید با مطالعه چکیده مقاله اعلام کنند که داوری این مقاله را می پذیرند یا خیر .
• پس از پذیرش چکیده مقاله داوران اصل مقاله را بررسی کرده و سپس فرم ارزیابی مقاله را که در کارتابلشان وجود دارد برای آن مقاله خاص تکمیل می نمایند و در نهایت نظر نهایی خود را نیز در فرم ثبت می نمایند .
• با تکمیل فرم ارزیابی سیستم امتیازی را به آن مقاله می دهد که مشخص کننده نتیجه ارزیابی داور در مورد آن مقاله می باشد .
• کلیه مراحل داوری و نظرات ارسالی داوران به صورت آنلاین در قسمت مدیریت سایت قابل دسترس مدیر سیستم است .
امکان ارجاع مقاله به چند داور (داوری گروهی)
این مورد به مدیر سیستم این امکان را می دهد تا از نظرات داوران بیشتری در مورد یک مقاله خاص بهره ببرد و در نهایت به جمع بندی بهتری در مورد یک مقاله برسد .
• امتیاز یک مقاله در این قسمت برابر است با میانگین امتیازاتی که داوران مختلف به آن مقاله در فرم ارزیابی مقاله داده اند .
کارتابل داوران || کارتابل شرکت کنندگان
در سیستم دو کارتابل مجزا برای شرکت کنندگان و داوران که هر کدام با ورود به کارتابل خود به صفحاتی خاص دسترسی خواهند داشت .
++ امکانات سیستم :
• کارتابل کاربران : ویرایش مشخصات فردی - ارسال مقاله جدید - وضعیت مقالات ارسالی - یادداشت به مدیر سیستم و دریافت پیام های مدیر سیستم - دریافت فاکتور هزینه ها - ثبت نام در کارگاه های آموزشی - ارسال فایل به سیستم - تغییر رمز عبور - و..
• کارتابل داوران : لیست مقالات ارجاعی - ارزیابی مقالات - یادداشت به مدیر سیستم و دریافت پیام های مدیر سیستم - و...
تنظیم فرم های داوری آنلاین توسط مدیر سایت
فرم داوری حاوی سئوالاتی است که بر اساس معیار های یک همایش خاص تنظیم می شود . این سئوالات به صورت چند گزینه ای می باشد که هر کدام از این گزینه ها نیز امتیازی (یا اصطلاحا نمره) دارند . علاوه بر سئوالات یک قسمت نیز مخصوص نظر کلی داور در مورد این مقاله در نظر گرفته شده که داور می تواند نظر خود را در آنجا اعلام کند .
• سئوالاتی به صورت پیش فرض در سیستم وجود دارند اما مدیر سیستم بنا به نظر خود می تواند آنها را تغییر دهد یا به تعداد آنها بیفزاید .
مدیریت امور مالی و ثبت فاکتور شرکت کنندگان
همایش ها از نظر هزینه به دو دسته تقسیم می شوند : همایش های با دریافت هزینه - همایش های بدون دریافت هزینه
• امکان ثبت گروه هزینه ها و اعمال آن به همه شرکت کنندگان در سیستم وجود دارد .
• در سیستم امکان در نظر گرفتن تخفیف در تنظیم فاکتور جهت شرکت کننده ای خاص وجود دارد . (مثلا تخفیف برای اعضای هیئت علمی دانشگاه ها)
• شرکت کنندگان می توانند از طریق منو ارسال فایل در کارتابل خود فیش واریزی خود را در سیستم ثبت نمایند .
• پس از تنظیم فاکتور می توان طراحی فاکتور را نیز بنا به سلیقه مدیر سایت تغییر داد .
• امکان پرداخت آنلاین نیز در سیستم در نظر گرفته شده است که این قسمت بنا به تقاضای مدیر سایت قابل راه اندازی است .
• امکان اصلاح فاکتور و تنظیم مجدد فاکتور در سیستم وجود دارد .
ارسال پیام کوتاه (sms)
در سیستم امکان ارسال پیام کوتاه به صورت تکی و گروهی به شرکت کنندگان و داوران وجود دارد .
• می توان از سیستم پیام کوتاه جهت دعوت افراد خاص به حضور در همایش با ارسال یک پیام دعوت مخصوص استفاده کرد .
• سیستم پیام کوتاه این امکان را به شما می دهد تا برای هر تعداد شماره تلفن که مد نظر داشته باشید پیام های خود را ارسال نمایید .
• متن کلیه پیام های ارسالی کاملا توسط مدیر سیستم قابل تنظیم است .
• کلیه پیام های ارسالی در سیستم ثبت می شود و گزارش پیام های ارسالی قابل رویت می باشد .
امکان ارسال پیام داخلی و ایمیل
مدیر سیستم این امکان را دارد که به صلاحدید خود در هر زمان پیام داخلی یا ایمیل به کلیه شرکت کنندگان یا شرکت کننده ای خاص ، کلیه داوران یا داوری خاص ارسال نماید .
• کلیه پیام های ارسالی در کارتابل گیرنده قرار می گیرد .
امکان تغییر طراحی و ظاهر سایت توسط مدیر
در سیستم تعدادی قالب سایت جهت وب سایت همایش وجود دارد که مدیر سیستم از میان این قالبها می تواند یکی را انتخاب کرده و در سایت همایش خود از آن استفاده کند .
• امکان ویرایش بنر (تصویر بالای صفحات) سایت نیز از دیگر امکانات موجود در سیستم است .
مدیریت برنامه های تفریحی در زمان همایش
برنامه های تفریحی معمولا یکی از بخش های همایش های معتبر می باشد ، که توسط مسئولین برگزاری همایش برای خروج از یکنواختی همایش برنامه ریزی می گردند .
• در این قسمت می توان این برنامه ها را مدیریت کرد و از طریق سایت آنها را به اطلاع شرکت کنندگان همایش رساند .
ارائه نمودار های مختلف آماری
علاوه بر داده های عددی سیستم اطلاعات خود را بر روی نمودار نیز ترسیم می کند که بررسی این نمودارها مدیر سیستم را از درگیر شدن با انبوه اعداد رهایی می بخشد و به وی کمک می کند تا در یک بررسی آماری دقیق تر تصمیم نهایی را در مورد مقالات و سایر بخش های سیستم بگیرد .
مدیریت کارگاه های آموزشی
مدیر سیستم می تواند با توجه به برنامه همایش ، در صورتی که کارگاه آموزشی در خلال برگزاری همایش قرار است برگزار شود ، اطلاعات آن کارگاه را در سیستم ثبت کند تا کاربران بتوانند آن اطلاعات را از طریق سایت مشاهده نمایند .
• امکان ثبت نام شرکت کنندگان در کارگاه های مختلف توسط سیستم فراهم آمده است و شرکت کنندگان می توانند از طریق کارتابل خود در این کارگاه ها ثبت نام کنند .
• هزینه ثبت نام در کارگاه های آموزشی به فاکتور شرکت کنندگان اضافه می شود .
مدیریت تبلیغات و حامیان مالی
در سایت صفحه ای ویژه حامیان همایش در نظر گرفته شده ، که می تواند در این صفحه آرم حامیان همایش به همراه آدرس سایت آنها قرار گیرد . همچنین شرایط حمایت از همایش نیز در صفحه ای مجزا اطلاع رسانی می گردد .
• علاوه بر حامیان مالی ، در سایت نیز می توان تبلیغات آگهی دهندگان را به صورت تصویری قرار داد که مدیریت این قسمت نیز از جمله بخش های نرم افزار می باشد .
• امکان زمانبندی جهت تبلیغات در سیستم وجود دارد .
ایجاد سامانه ارتباط با کاربران سایت
این قسمت توسط دو منو پیشنهادات کاربران سایت و نظر سنجی پیاده سازی گردیده است .
• مدیر سیستم مسئول تنظیم فرم های نظر سنجی است .
• امکان بستن (اتمام) یک نظرسنجی بنا به نظر مدیر سیستم وجود دارد .
• کاربران سایت در اینجا به کلیه افرادی که به سایت همایش مراجعه می کنند گفته می شود و نه صرفا به شرکت کنندگان همایش .
امنیت اطلاعات و تهیه نسخه پشتیبان
با توجه به اینکه تاکنون همایش های متعددی توسط سیستم انجام شده ، سیستم از لحاظ امنیتی کاملا تست شده و امکان ایجاد اختلال در سیستم و وب سایت همایش تقریبا به صفر رسیده است .
• با توجه به اینکه هیچ گاه نمی توان مدعی شد که حوادث غیر عادی هرگز روی نخواهد داد ، برای جلوگیری از این منظور از اطلاعات سیستم هر 24 ساعت یکبار نسخه پشتیبان تهیه می شود ، که این نسخه ها در صورت بروز مشکل قابل استفاده خواهند بود .
چند کاربره
با توجه به گستردگی امکانات سیستم ، مدیر سیستم می تواند فرد یا افرادی را در سیستم تعریف کند و با دادن نام کاربری و رمز عبور به آنها ، آنها را مسئول بخشی از قسمت های سیستم نماید . برای مثال فردی را مسئول درج اخبار و اطلاعیه ها در سیستم کند و فردی را مسئول پیگیری امور ثبت نام کنندگان در همایش .
• به وسیله این روش حجم کاری مدیر سیستم به طرز چشم گیری کاهش می یابد .
• مدیر سیستم با تعریف سطح دسترسی برای افراد می تواند آنها را محدود به دسترسی به قسمت های خاصی از سیستم کند ، که این امکان باعث جلوگیری از تداخل امور می گردد و به اصطلاح هر کس مسئول کار خود خواهد بود .
• با تعریف سطح دسترسی فردی که مثلا مسئول درج اخبار است نمی تواند وارد صفحه شرکت کنندگان یا مقالات در قسمت مدیریت سیستم شود و فقط می تواند وارد صفحه اخبار شود .
و هر آنچه شما بخواهید ! (به سفارش شما)
امکانات ذکر شده در بالا اهم امکانات سیستم بود اما با وجود این ، شما می توانید بر اساس نیاز های خود و سازمان درخواست ایجاد تغییرات و یا اضافه کردن آیتم های مورد نیاز خود را در سیستم صادر نمایید . درخواست های شما پس از بررسی کارشناسی در اسرع وقت عملیاتی می شوند .
