در عصری که مکاتبات کاغذی بخش عمده‌ای از فعالیت شرکتها و سازمانهای تجاری را در برگرفته است، هزینه‌های کمرشکن تهیه محصولات کاغذی، لزوم بایگانی این اسناد کاغذی که نیاز به فضای اختصاصی روزافزون دارد، مشکلات جستجو میان این اسناد و مدارک که هرقدر هم طبقه‌بندی به کار برده شده دقیق‌تر باشد باز هم جستجو زمان‌بر است و به سختی انجام می‌شود، و خطر از بین رفتن طبیعت جهت تهیه این محصولات مشکلاتی است که گریبان‌گیر جوامع بشری شده است. خوشبختانه امروزه با پیشرفت تکنولوژی، برای این موضوع راه‌حل‌های متعددی وجود دارد که یکی از آن‌ها استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی و اتوماسیون اداری می‌باشد.

از جمله امکانات در نرم‌افزار دبیرخانه عبارت است از:

• امکان تعریف فرم های سازمانی ( مثل مأموریت ، مرخصی و . . . )
• تکمیل فرم ها توسط کاربران . ثبت امضاء شخصی آنها
• امکان ارسال فرم های تکمیل شده و به کاربران دیگر به صورت نامحدود
• امکان چاپ فرم های تکمیل شده جهت بایگانی سیستم حسابداری
• طبقه بندی اتوماتیک نامه
• امکان تعریف پوشه های عمومی و شخصی
• طبقه بندی گیرنده ها جهت هر یک از پرسنل
• تعریف سطوح دسترسی جهت نامه ها
• تعریف اولویت درخواست (عادی، فوری، خیلی فوری،...)
• تعریف اشخاص و سازمان های طرف مکاتبه در خارج از سازمان
• استفاده از ساعت و تاریخ دستگاه مرکزی (server )، در هنگام ثبت اطلاعات
• امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف، پیرو،...)
• طبقه بندی نامه ها در پوشه های قابل تعریف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود
• ارجاع و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران
• مشخص نمودن مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی
• امکان تعریف ارتباط بین سمت ها در چارت سازمانی
• امکان تعریف امضای کاربران به صورت عکس و انتقال آن به انتهای نامه
• بایگانی عمومی و شخصی با امکان طبقه بندی در سطوح نامحدود
• امکان تعریف سطوح دسترسی در شاخه های مختلف بایگانی عمومی جهت امکان تعریف مراحل گردش نامه و پیگیری آن
• امکان مشاهده نامه های مرتبط با یکدیگر و گردش اتوماسیون اداری
• ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیکی (Email)، پیامک(SMS)
• امکان نگهداری ضمایم در دیتابیس، Shared Folder و FTP Server
• امکان اضافه کردن فایل های پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران
• امکان ارسال اطلاعات با فرمت های مختلف از جمله Excel ، Word و...
• تعیین سطح دسترسی هر یک از کاربران جهت استفاده از بخشهای مختلف نرم افزار دبیرخانه